BES-IT Excel Add-In

De BES-IT Add-In geeft Excel direct toegang tot gegevens uit Exact Financials. De Add-In is geschikt voor gebruik met BES-IT private cloud installaties. Door het direct beschikbaar hebben van acuele gegevens in Excel is het maken van overzichten minder tijdrovend. Maximale flexibiliteit word geboden doordat er zowel directe toegang is tot alle overzichten die in Exact zijn aangemaakt maar ook direct toegang tot saldo en budget informatie op het niveau van kostenplaats en grootboek.

 

Installatie Excel AddIn

Importeer lay-outs

Om gebruik te kunnen maken van de Excel Add-In is het nodig dat er vooraf een aantal lay-outs in Exact geïmporteerd worden.
De lay-outs zijn te herkennen aan de naam 'BES-IT ADD-IN' en dienen niet aangepast te worden. Ze kunnen wel gebruikt worden om rapporten te genereren.
Download het lay-out bestand en importeer deze in Exact via Systeem -> Applicatie -> Overzichtenlay-outs -> Importeren.


Installeer de Add-In

Controleer of Excel 32 of 64 bit versie van Excel. Je kunt dit vinden bij File -> Account -> Info over Excel hier staat of je een 32 of 64 bit versie van Excel gebruikt.

Download het installatie bestand 32 bits
Download het installatie bestand 64 bits
Zet het installatie bestand in een map bijvoorbeeld je Documenten map.

Open Excel en activeer de AddIn door File -> Options -> Add-Ins -> Manage Excel-Add-ins -> Go...

Dan met Browse... kies je de map waar het bestand is opgeslagen en het installatie bestand selecteren.

BES-IT Add-In zal nu aangevinkt zijn en je kunt op OK klikken.

De Excel Add-In zal nu zichtbaar zijn in de Excel menu balk.


Updaten Excel Add-In

Na een update kan je de nieuwe versie van de Excel Add-In gebruiken door het bestand te downloaden via de bovenstaande links en het oude bestand te overschrijven terwijl Excel dicht is.
Dit doe je door het nieuwe bestand op te slaan, met dezelfde naam, op dezelvde plaats als de oude bestand. Het is niet nodig om het nieuwe bestand te activeren, Excel zal het nieuwe bestand gebruiken mits deze op dezelfde plaats staat en dezelfde naam heeft.




Verbinden met Exact Financials

Kopier het webadres van Exact uit een browser.
Selecteer het hele webadres, klik met je rechter muisknop en klik Kopieer.

Om te verbinden met Exact Financials moet het webadres opgeslagen worden in de Add-In. Klik op Select in de BES-IT menubalk en klik op OK om de melding 'Vul eerst het webadres van Exact financials in' te sluiten.

Plak het gekopieerde webadres in de popup bij Instellingen - URL Exact Financials en klik op Opslaan, je hoeft dit maar een keer te doen na installatie van de Add-In op een computer.

Je kan nu verbinden met Exact door in de menubalk de velden Naam Wachtwoord en Token in te vullen en dan op de Login knop te drukken. Bij het Token veld moet de code die op je telefoon Authenticator staat worden ingevuld. Als de verbinding goed is wordt de login knop groen.

De sessie blijft actief zolang Excel open is en de computer niet in slaapstand gaat. Als je nog een tweede Excel venster opent hoef je niet nog een keer in te loggen. Ook na het sluiten van Excel zal de sessie nog enige tijd actief blijven. Door nog een keer op de Login knop te drukken wordt de sessie met Exact meteen verbroken en wordt de Login knop weer rood.



Rapporten ophalen

Je kan rapporten vanuit Exact direct in Excel laden. Ze komen dan in een nieuw tabblad wat de naam krijgt van de lay-out in Exact. Het rapport is hetzelfde als wanneer je vanuit Exact kiest voor Excel (zonder totalen).

Rapporten toevoegen aan Excel gaat met de Select knop, dan kun je in de popup door de menus van Exact navigeren naar de lay-out die je wil, klik op Toevoegen om het rapport op te halen.

De tabblad in Excel krijgt de naam van de rapport zoals deze in Exact staat, je kunt de naam van de tabblad gerust aanpassen, de Excel Add-In gebruikt een kenmerk die onderwater wordt opgeslagen bij de Excel tabblad om te herkennen dat het een Exact rapport is. Let op, wanneer je de naam van de lay-out in Exact aanpast wordt deze niet meer gevonden en kan dus niet meer vereverst worden door de Add-In.

Alleen de kolommen die nodig zijn voor het rapport worden ververst, wanneer je in Excel extra kolommen toevoegt (met een formule of een verwijzing bijvoorbeeld) blijft dit staan als het rapport wordt ververst.

Je kunt deze rapporten makkelijk verversen met de Refresh knoppen. Een ververst de rapport op de huidige tabblad, Alles ververst de rapporten op alle tabbladen.



Waardes ophalen

Data uit Exact ophalen via een functie.

In Excel typ = gevolgd door de functienaam in een cell of de formula bar en typ de Function Arguments tussen haakjes, gescheiden door ; .

Of klik op om de Function Arguments popup te openen en vul daar de Function Arguments in. Je kan ook verwijzen naar een ander cel door op te klikken

Gebruik dubbele quotes bij nummers die beginnen met een 0, bijvoorbeeld "017100".
Jaargetallen kunnen met zowel 2 als 4 cijfers aangegeven worden.


Waardes verversen

Je kunt alle functies in de hele Excel bestand makkelijk verversen met de Refresh knoppen.
Een ververst alle functies op alle tabbladen zonder dat rapporten op andere tabbladden ook ververst worden.
Alles ververst alle functies op alle tabbladen en ook de rapporten op alle tabbladen.

Verversen kan ook met sneltoetsen:
F2 – ververs één cel, druk op F2 en daarna op Enter
SHIFT+F9 – ververs alle formules op de actief werkblad
CTRL+ALT+F9 – ververs alle open werkbladen in alle open bestanden
CTRL+ALT+SHIFT+F9 – ververs alle werkbladen in alle open bestanden


SALDO

Saldo Grootboek (optioneel in combinatie met Kostenplaats)
Function Arguments: (Grootboek;Kostenplaats;Jaar;Periode;Cumulatief;Administratie).
Bij grootboek nummers die beginnen met een 0 dubbele quotes gebruiken bijvoorbeeld "017100"
Bij het ophalen van het saldo voor een grootboenummer zonder dat een kostenplaats mee wordt gegeven wordt balans opgehaald.
Cumulatief vul je in als WAAR (tot en met de gekozen periode) of ONWAAR (alleen de gekozen periode).


BEGROTING

Begroting Grootboek (optioneel in combinatie met Kostenplaats)
Function Arguments: (Grootboek;Kostenplaats;Jaar;Periode;Cumulatief;Administratie).
Cumulatief vul je in als WAAR (tot en met de gekozen periode) of ONWAAR (alleen de gekozen periode).
Om het budget van een hele jaar te zien vul je 12 in bij Period en WAAR bij Cumulatief.
Alleen de primaire Begroting kan opgevraagd worden.


CREDIT

Credit Grootboek (optioneel in combinatie met Kostenplaats)
Function Arguments: (Grootboek;Kostenplaats;Jaar;Periode;Cumulatief;Administratie).
Cumulatief vul je in als WAAR (tot en met de gekozen periode) of ONWAAR (alleen de gekozen periode).
Geeft de credit bedrag weer van een Grootboek.


DEBIT

Debit Grootboek (optioneel in combinatie met Kostenplaats)
Function Arguments: (Grootboek;Kostenplaats;Jaar;Periode;Cumulatief;Administratie).
Cumulatief vul je in als WAAR (tot en met de gekozen periode) of ONWAAR (alleen de gekozen periode).
Geeft de debit bedrag weer van een Grootboek.


CREDITEUR_INFO

Crediteur details
Function Arguments: (Crediteur;Administratie;Veld).

  • Bij Veld vul je "naam", "postcode", "bankrekening" of "btwnummer" in, met dubbele quotes.


DEBITEUR_INFO

Debiteur details
Function Arguments: (Debiteur;Administratie;Veld).

  • Bij Veld vul je "naam", "postcode", "bankrekening" of "btwnummer" in, met dubbele quotes.


GROOTBOEK_NAAM

Naam van een grootboek
Function Arguments: (Grootboek;Administratie).


KOSTENPLAATS_NAAM

Naam van een kostenplaats
Function Arguments: (Kostenplaats;Administratie).


KOSTENDRAGER_NAAM

Naam van een grootboek
Function Arguments: (Kostendrager;Administratie).


HOOFDVERDICHTING_NAAM

Naam van een kostenplaats
Function Arguments: (Hoofdverdichting;Administratie).


VERDICHTING_NAAM

Naam van een kostenplaats
Function Arguments: (Verdichting;Administratie).


Compatabiliteit

Om Excel bestanden die gemaakt zijn met de Exact Excel Add-In nog te kunnen gebruiken zijn de volgende functies beschikbaar in de BES-IT Excel Add-In


BDG_LCC

Begroting Grootboek per Kostenplaats
Function Arguments: (Co(Administratie);Version(Begroting);Budget_type(1);Acc_nr(Grootboek);Cc(Kostenplaats);FY(Jaar);Period(Periode);Value(3);Calc(2)).

  • Bij Budget_type vul je 1 in.
  • Bij Value vul je 3 in.
  • Bij Calc vul je 2 in.
De begroting cumulatief tot en met de gekozen periode wordt opgehaald. Om het budget van een hele jaar te zien vul je 12 in bij Period en 2 bij Calc.


CRD_DATA

Crediteur details
Function Arguments: (Crd_nr(Crediteur nummer);Co(Administratie);Field).

  • Bij Field vul je "naam", "postcode", "bankrekening" of "btwnummer" in, met dubbele quotes.


DEB_DATA

Debiteur details
Function Arguments: (Deb_nr(Debiteur nummer);Co(Administratie);Field).

  • Bij Field vul je "naam", "postcode", "bankrekening" of "btwnummer" in, met dubbele quotes.


ACC_BAL

Saldo van een Grootboek
Function Arguments: (Acc_nr(Grootboek);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.


ACC_DATA

Naam van een Grootboek
Function Arguments: (Acc_nr(Grootboek);Co(Administratie);Field).

  • Bij Field vul je description in om de naam van de grootboek te tonen.


MAIN_CLASS_BAL

Saldo van een Hoofdverdichting
Function Arguments: (Main-class-cd(Hoofdverdichting);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc;Model).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.
  • Bij Model vul je 1 in.


MAIN_CLASS_DATA

Naam van een Hoofdverdichting
Function Arguments: (Main-class-cd(Hoofdverdichting);Co(Administratie);Field).

  • Bij Field vul je description in om de naam van de hoofdverdichting te tonen.


SUB_CLASS_BAL

Saldo van een Verdichting
Function Arguments: (Sub-class-code(Verdichting);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc;Model).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.
  • Bij Model vul je 1 in.


SUB_CLASS_DATA

Naam van een Verdichting
Function Arguments: (Sub-class-code(Verdichting);Co(Administratie);Field).

  • Bij Field vul je description in om de naam van de verdichting te tonen.


CC_BAL

Saldo van een Grootboek voor een Kostenplaats
Function Arguments: (Acc_nr(Grootboek);Cc(Kostenplaats);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.


CC_DATA

Naam van een Kostenplaats
Function Arguments: (Cc(Kostenplaats);Co(Administratie);Field).

  • Bij Field vul je description in, met dubbele quotes, om de naam van de kostenplaats te tonen.


CC_MAIN_CLASS

Saldo van een Kostenplaats / Hoofdverdichting
Function Arguments: (Main_class_cd(Hoofdverdichting);Cc(Kostenplaats);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc;Model).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.
  • Bij Model vul je 1 in.


CC_SUB_CLASS

Saldo van een Kostenplaats / Verdichting
Function Arguments: (Sub_class_code(Verdichting);Cc(Kostenplaats);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc;Model).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.
  • Bij Model vul je 1 in.


CU_BAL

Saldo van een Grootboek voor een Kostendrager
Function Arguments: (Acc_nr(Grootboek);Cu(Kostendrager);Co(Administratie);FY(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.


CU_DATA

Naam van een Kostendrager
Function Arguments: (Cu(Kostendrager);Co(Administratie);Field).

  • Bij Field vul je description in, met dubbele quotes, om de naam van de kostendrager te tonen.


CC_MAIN_CLASS

Saldo van een Kostendrager / Hoofdverdichting
Function Arguments: (Main_class_cd(Hoofdverdichting);Cu(Kostendrager);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc;Model).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.
  • Bij Model vul je 1 in.


CC_SUB_CLASS

Saldo van een Kostendrager / Verdichting
Function Arguments: (Sub_class_code(Verdichting);Cu(Kostendrager);Co(Administratie);Fy(Jaar);Period(Periode);Balance_type;Value;Calc;Model).

  • Bij Balance_type kan je kiezen voor 1 (saldo) of 4 (begroot).
  • Bij Value kan je kiezen voor 1 (debit), 2 (credit) of 3 (saldo).
  • Bij Calc vul je 1 voor de geselecteerde periode of 2 voor cumulatief tot en met de gekozen periode.
  • Bij Model vul je 1 in.


Contact BES-IT

2e industrieweg 21
3411 ME Lopik

+ 31 (0) 34 876 90 51

info@bes-it.nl
© BES-IT Exact Financials is a trademark of Exact BV, Excel is a trademark of Microsoft